Assistante administrative et juridique - de préférence à mi-temps ou en alternance - Paris (75) - réf. 760

NOTRE BESOIN

Nous recherchons pour accompagner notre croissance, une assistante administrative et juridique / Office Manager Junior. De préférence, une personne à mi-temps ou en Alternance. En tant qu'Office Manager Junior, les missions seront variées et vous permettront de développer tes compétences en gestion (administrative, financière, de projet), en organisation et en communication interne.

VOS MISSIONS

• Responsable de la logistique et de l'organisation du bureau, en veillant à un environnement de travail agréable pour l’ensemble des avocats • Aide à la gestion des locaux (achats courants, commandes de fournitures, aménagement etc..) et à la gestion des prestataires éventuels (société de ménage, technicien, livreurs)

• Gestion des documents administratifs

• Etablissement des factures et suivi du règlement

• Organisation de l’agenda des associés et collaborateurs

• Aide à l’organisation des déplacements des avocats (réservation hôtels, restaurants, trains, avions, voitures, etc)

• Préparation des ordres de virement (paie, fournisseurs, etc)

• Proposer des idées innovantes pour améliorer nos processus internes et contribuer à la croissance de l'entreprise

• Gérer les relations avec le comptable (notamment communication des pièces et relevé bancaire)

• préparation et communication de rapport à l’avocat associé

Ces missions pourront varier en fonction des besoins spécifiques du Cabinet et de ses clients.

VOS ATOUTS

• Une bonne humeur contagieuse et un enthousiasme pour relever les défis. • Un sens de l'organisation légendaire et une capacité à jongler avec plusieurs tâches à la fois. • Un esprit curieux et une volonté d'apprendre constamment de nouvelles compétences. • Une maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, Outlook, Windows, etc). • Une maîtrise du français et de l’anglais

A QUOI RESSEMBLERONT VOS JOURNEES ?

🏠 OFFICE (40%) : la mission principale. Il faudra gérer d’une main de maître nos bureaux au quotidien ; s’assurer du bon fonctionnement du matériel, s’assurer que les salles de réunion soient correctement équipées, faire le lien avec le gestionnaire des lieux et les différents prestataires, commander les fournitures, etc. Les bureaux doivent être en permanence fonctionnels, rangés, et évidemment agréables à vivre. Nos bureaux doivent devenir the place to be work (mais pas que).

✍🏼 ADMIN (60%) : missions simples et variées sur l’administratif en général du cabinet : notamment réception, tri et distribution du courrier, assistanat de direction, préparation et réception des factures, traitement et tri d’informations.

QU’EST-CE QU’ON ATTEND DE VOUS ?

• De l’énergie : le métier d’OM est un métier formidable, avec plein de missions et de thématiques différentes et variées. Il est donc primordial d’être motivé(e) et dynamique, car les journées seront bien chargées, et il faudra arriver et avoir envie de jongler entre toutes ces différentes missions.

• Un bon relationnel : vous l’aurez compris, le métier d’office manager est un métier avant tout humain. Vous serez le point de contacts de plusieurs interlocuteurs, internes comme externes ; il faudra donc être capable d’adapter votre communication à chacun d’entre eux.

• De l’enthousiasme : le plus important dans le métier d’office manager ? Aimer ce que ce que vous faites !

• De l’organisation, beaucoup d’organisation : vous aurez des taches différentes, des interlocuteurs différents, des demandes entrantes tout au long de la journée, à vous de bien vous organiser pour ne pas vous laisser déborder.

• Du bon sens et de la curiosité : il y aura plein de choses que vous ne connaitrez pas, et c’est normal. Il faudra donc savoir de manière autonome où aller chercher l’information, vers qui se tourner, etc.

• Le gout du challenge : Ne pas avoir peur de toujours te remettre en question, pour faire de mieux en mieux à chaque fois.

Pour candidater : atrillat@trillat-avocats.com