Assistant.e de direction ALTERNANCE - Paris (75) - réf.1070

Annonce – Alternance

Cabinet d’avocat à taille humaine (une associée), situé dans le 17ème arrondissement de Paris recherche un(e) assistant (e) de direction à partir du 1er septembre 2025.

Le cabinet exerce principalement en droit de la santé et en droit des sociétés, il accueille également des avocats domiciliés. Le poste d’assistant(e) juridique/de direction, constitue un pilier central dans le fonctionnement du cabinet et requiert d’être exigeant, rigoureux et doté d’un excellent relationnel.

Vos missions seraient les suivantes :

1. Pilotage administratif et organisationnel • Gestion de l’agenda (planification des rendez-vous, audiences et déplacements via Google Agenda) • Réception et traitement des appels entrants, filtrage, gestion des priorités • Suivi des courriers, gestion du courrier administratif et relation avec les prestataires (informatique) • Structuration et mise à jour des procédures internes (relances, facturation, gestion fichiers clients) • Gestion des stocks (instruments d’écriture, fourniture de bureau, produits d’entretien et d’hygiène)

2. Gestion juridique • Rédaction et envoi des lettres de mission et/ou convention d’honoraires • Création des dossiers de plaidoiries des avocats en fonction de leurs directives

3. Gestion de la comptabilité • Récolte des tickets de caisse chaque semaine • Rangement des éléments comptables • Émission/envoi de factures et relances de paiement

4. Gestion de l’accueil • Accueil téléphonique • Accueil physique des clients • Réception du courrier et traitement pour les avocats domiciliés (scanner le courrier et l’envoyer à l’avocat concerné) • Affranchissement et envoi du courrier • Aller chercher chaque mois le courrier à la toque des avocats • Demandes particulières : coursiers, taxis… Profil recherché : Une personne dotée d’un excellent sens du relationnel, faisant preuve d’autonomie et de bon sens.

La maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion juridique constitue un atout apprécié (Word, Hub Avocats, facture.net…).

Merci d'adresser votre candidature à : Urielle ADANDÉ - urielle.adande@rt-avocat.com

FICHE DE POSTE – ASSISTANTE DE DIRECTION

• Gestion de l’agenda de Me Rivka TORDJMAN - Gestion des rendez-vous téléphoniques et physiques des clients : donner et noter dans l’agenda les rendez-vous clients aux heures dédiées à cette fin ; - Suivi des échéances judiciaires : noter dans l’agenda les dates et heures d’audiences, les dates des mémoires en réponse, les dates d’envoi des conclusions (décret magendi) ;

• Gestion de la facturation - Rédaction et envoi des lettres de mission et/ou convention d’honoraires ; - Rédaction et envoi des devis ; - Report des feuilles de diligences sur le logiciel Hub Avocats ; - Edition et envoi de factures (logiciel Hub Avocats) ; - Suivi paiement factures ; - Relances clients ; - Établir chaque mois la facturation des avocats sous-locataires / domiciliés ;

• Gestion fichiers clients - Création fiche client sur le logiciel Hub Avocats ; - Mise à jour du fichier clients sur le logiciel Hub Avocats ;

• Gestion de la comptabilité - Récolte des tickets de caisse chaque semaine ; - Pointage des relevés bancaires chaque mois et recherche des factures manquantes payées et impression des factures émises ; - Envoi des factures au comptable (dext) - Rangement des éléments comptables dans le classeur approprié ;

• Gestion accueil (cahier de procédures) - Accueil téléphonique ; - Accueil physique des clients ; - Réception du courrier et traitement pour les avocats domiciliés (scanner le courrier et l’envoyer à l’avocat concerné) ; - Affranchissement et envoi du courrier ; - Aller chercher chaque mois le courrier à la toque des avocats ; - Demandes particulières : coursiers, taxis… - Autres : Appeler les correspondants appropriés en cas de dysfonctionnement d’une machine, nouvel arrivant au Cabinet (alarme, copieurs, maj liste avocats, convention de mise à disposition / domiciliation, facteur, gardien, boite aux lettres cabinet, (…)) 2 - Gestion salle de réunion : s’assurer que la salle de réunion est toujours opérationnelle avant et après les rendez-vous clients (débarrasser la salle de réunion, vérifier eau dans la machine à café, fournitures café, sucre, chocolats, eau, verre (cartons et tasses), allumer la télévision et vérifier la connexion internet…), gérer les conflits d’agenda.

• Dossiers de plaidoiries - Création des dossiers de plaidoiries des avocats en fonction de leurs directives ;

• Gestion des stocks - Gérer les stocks Maître Rivka TORDJMAN : stylos, agrafeurs, ôte-agrafes, agrafes, trombones, post-it, ciseaux, blanco, crayon-papier, feutres, eau, coca zéro, thé, jus d’orange, dossiers, sous-dossiers, chocolats, sucre, marquepage, feutres, surligneurs - Gérer les stocks du cabinet : papier toilette, essuie-tout, produits entretien, eau, café, piles, lampes, essuie-main, chocolats, sucre, feuilles A4 et A3, encre (imprimantes), relieurs, feuilles relieurs, sacs poubelles, étiquettes impression affranchissement et encre, étiquettes ;

• Rangement dossiers physiques et ordinateurs, mails (RPVA et gmail) - Création des dossiers clients (informatique et physique) et mise à jour de la liste des dossiers ; - Chaque semaine, rangement et classement des dossiers (informatique et physique) ; - Création dossier clients dans GMAIL ; - Trier les mails dans GMAIL et dans le RPVA (archives, copie mails RPVA et classement dans les dossiers

L'annonce est rédigée par le cabinet recruteur.